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长沙轨交会处发展阶段 专业人士提出建议

展区布局现状:缺少规划,布局混乱,参展人员找不到方向;参展商需要花费额外的精力布置洽商地点;参展商派工作人员在场馆内四处寻找目标商家。另外我们在跟着某个讲解者参观的时候被其驱赶,此事也引起了我们的深思。

1.规划总体布局,根据展会主题设计具有特色的展台布局,并进行相应的展区分类;且在所划分好的片区内,设计小主题的展位布局。(可以尝试借鉴上海等城市的轨道交通展,只邀请与轨道交通密切相关的参展商,不再扩散邀请与产业链联系不紧密的参展商,做到主题鲜明化,功能集中化。)

2.在每个场馆内设置参展商分布图,让需要知道展商位置的人一目了然;设置专业的讲解者,引导参展人员,帮助参展人员大致了解参展商家及其产品。

3.对需要与参展者接触的工作人员进行专业的培训(如:展会引导员、国际参展商接待员、国际展台讲解员)。因为他们是在展会中能够给参展者带去直接感知的人员,他们的形象将直接影响展会的形象,影响整个展会在观众心中的形象。

4.场馆的设计缺乏亮点,我们建议设计与展会主题紧密相扣的亮点区域,让参展者对展会产生较为深刻的影响,提升体验感。

展会的基础设施

1.在对参展商进行访谈的过程中,我们了解到很多参展商对于场馆的一些基础设施感到不满。例如场馆垃圾桶设置数量和位置不合理,饮水机损坏等问题,另外我们了解到场馆的饮用水仅提供给厂商,对于参展的观众并没有饮用水提供,因此我们建议场馆的基础设施一定要完善;对于垃圾桶、饮用水等供给成本不高,但影响参展人员感知的细节方面一定要处理得当。

展会的相关服务:

在参展过程中我们发现以下几点问题:

(1)大多数展区过于空旷,仅有一个大型Led屏幕,摆置一些座位和宣传手册。展位利用率低,同时也削弱了参展人员的体验感;

(2)有大量标展,空间有限,也没有展台设计和活动设计,工作人员散漫,人流量很少,可看出其企业并不重视,

(3)接待人员服务态度散漫甚至冷淡,给参展者以消极的体验感;

(4)国际化展区过于空旷,往往守展的工作人员对待观众态度冷淡,只有在企业的负责人员在场时才做出反应,影响展会的整体形象;

(5)一些参展商提出了隐形收费的问题。由于企业参展的费用是需要提前审批的,因此对于组委会没有提前告知的费用,他们并没有进行相应的批报,导致需要临时申请经费,十分麻烦;

(6)有某些大企业提出,组委会并没有给予他们太大关注,让他们体验感较差;

针对这些问题,我们提出以下建议:

(1)建议在展区摆放如模型类的展品,以此增加参展者的体验感,有助于其对参展商及其产品的了解;

(2)因为展会的每片区域都会影响整体的展会形象,因此,如何利用有限的空间让标展吸引更多的人,不仅需要标展企业思考,也是组委会在对其进行培训时需要思考的;

(3)对于工作人员,不管是组委会工作人员、志愿者还是参展商,都应该进行相应的专业培训,其整体培训内容应当包括对其工作职责范围的划定,引起对本次展会的重视,从个体(工作人员)着手,通过提升工作人员的素质,以提高人们对于参展商的感知,最终达到提升参展人员对于整场展会的感知。公司在展会的态度,就决定了它在此次展会的收获。小企业接受邀请的主要目的还是展示实力,宣传文化,但企业的不作为会直接导致其收获甚微,影响其对此次展会的感知度,也影响展会的整体评价,因此办展人应该给参展商灌注理念,使其对展会重视起来。

(4)我们讨论了国际展位是否有必要出现,或者面积是否过大等问题。虽然国际参展商的主要目的是参加论坛、交换名片和扩大国家旅游的影响力,但在一个专业展会中陡然出现一片空旷的区域,对参展者的体验感影响较大;

(5)建议在通知参展商的时候,告知展商较大型费用,避免出现参展企业由于申报的预算不够,需要临时申报的情况;

(6)企业组委会可以对较大型的、对展会影响较大的企业给予特别关注,建立长期的合作与联系,有助于轨道交通展在长沙的长期发展以及形成品牌优势。

所得到的隐形信息:

参展商意愿:

一般来说,银行都愿意参加此类展览的,但其参与的形式是以其提供的服务作为交换,由组委会为其提供展位。院校参加展会的主要目的是进行交流。此次的国际展主要是为了交换名片与扩大旅游的影响力,因而其对于展台的设计与经营并不重视。株洲大部分企业的参展意愿不强,其意愿是让更多的相关企业入驻株洲的产业园,因此很多株洲的企业都没有参展。在采访中,我们发现一位巴黎参展商,其表示不会去上海参加轨道交通展,因为长沙相对于北上广竞争压力更小。在此次展会中,中车在每个展区都有展位,并且布展显得专业正式,可见对此次展会的重视,但是中建(国企)的态度就很冷漠,布展也不显用心。

招商不顺:

由于长沙轨道交通展尚处于发展阶段,企业的参展意愿与重视程度不够,导致招商不如上一届顺利。原本处于产业链末端的企业是不必要的展示形象,只等相关企业上门请求合作的,但此次相邀主要是为了作为展会的形象支撑。

本次长沙轨道交通展的的开幕式在株洲,比较重要的论坛也在株洲召开了,因而许多原定的与会人员在参加完株洲的论坛后并没有转来长沙,而是直接离开了,原计500人的论坛凑不齐200人。原本是为了错开11月份上海轨道交通展的举办才选择提前举办,却恰逢十九大的召开,已邀请的副国级领导无法出席,对论坛影响极大,也导致无法吸引更多、更有分量的企业前来,此次展会的确不如人意,前景堪忧。猜测株洲市是想将轨道交通展的举办地点放到株洲,如同之前的珠宝展一样,从长沙移到株洲,虽然办得一届不如一届,长沙也无奈之下再开芒果珠宝展。由此可见城市之间的竞争也是十分激烈的。如果由铁道部作为主办方,可能企业的参与意愿会更强,但铁道部对此并不重视。

展位及活动设计:

展会的回字形设计是为了增加与会者的逗留时间,与超市的布局设计有异曲同工之妙。双层的展台是需要有展台评审的,以保证展台的安全性。展会应当更倾向于产业的对接还是展会应当主题鲜明,力量集中,只邀请产业链上的关联性较强的参展商。另外,值得思考的是,像这样的专业展,办一些类似抽奖的活动有无必要,是否会拉低了展位的档次,阻挡了目标顾客的前来。

推荐展会:

如同之前的广告展一样,本次会展并不能作为我们理解的会展。长沙的会展业尚处在发展过程中,办展水平不够。建议在11.17日参加农博会,由富有实力汉威公司负责主场服务(场馆导视牌,场馆设计布局,所有活动及服务组织等的全方位主场服务),此外还有11.02日的药机展。

作者:湖南师范大学旅游学院2016级会展经济与管理班

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